Gmail :
جي ميل ، مخفف Google Mail است و فعاليت خود را از سال 2004 شروع كرد، در ابتدا فقط وبلاگ نويسان پرتلاش Blogger مي توانستند حساب Gmail داشته باشند، و هر نفر فقط مي توانست 7 نفر را به Gmail دعوت كند، كار به جايي رسيده بود كه دعوت نامه هاي Gmail به قيمت 100 دلار در ebay خريد و فروش مي شد، حتي در ايران خودمان هم كسب و كار خوبي به راه افتاده بود، بعضي از دعوت نامه ها تا 15 هزارتومان هم خريدار داشت!!
اين وضعيت تا چندي پيش كه گوگل سرويس ايملش را به صورت رايگان عرضه كرد ادامه داشت و در حال حاضرشما به 2 صورت مي توانيد حساب Gmail باز كنيد، يا مثل گذشته از طرف دوستانتان دعوت شويد (با اين تفاوت كه اين بار هر نفر مي تواند به 100 نفر ديگر دعوت نامه بفرستد) و يا خودتان براي خودتان ايميل درست كنيد، اگر دوست داشتيد از طرف نشريه به Gmail دعوت شويد، با ارسال نامه به آدرس Taravati@ComputerNews.ir درخواست ارسال دعوت نامه را مطرح كنيد و يا اگر دوست داريد خودتان به صورت مستقل ايميل بسازيد به آدرس زير برويد.
http://www.google.com/accounts/NewAccount
شعار Google براي Gmail كه فعلاً در دوران تست بتا قرار دارد عبارت است از:
A Google approach to email
محيط ظاهري سرويس دهنده ها
محيط ظاهري Gmail مطابق شكل 1 مي باشد.
شكل 1
Compose Mail
قسمت Compose Mail مربوط به ارسال ايميل مي باشد . با اينكه بسياري از خوانندگان با قسمت هاي مختلف اين بخش آشنايي دارند اما در ادامه توضيح بسيار مختصري در خصوص فيلد هاي To ، Cc ، Bcc را ارائه مي كنيم :
فيلد To: مقصد يا گيرنده يا مخاطب نامه شماست، آدرس ايميل شخص گيرنده نامه را در اينجا بايد به صورت كامل بنويسيد. اگر آدرس ايميلي را كه مي خواهيد براي او نامه بفرستيد، در كتابچه آدرستان موجود باشد به محض نوشتن اولين حروف آن به طور خودكار نمايش داده مي شود. به اين ويژگي Auto Fill مي گويند.
فيلد Cc: رونوشت يا گيرنده فرعي نامه شماست كه مخفف Carbon Copy مي باشد. آدرس ايميل شخص گيرنده فرعي را در اينجا به صورت كامل بنويسيد.
فيلد Bcc: رونوشت يا گيرنده فرعي است كه مايليد آدرس ايميل آن ناشناس بماند و در عين حال از مقصد اصلي و فرعي نامه مطلع شود، مخفف Blind Carbon Copy مي باشد.
بهتر است اين 3 قسمت را اين طور توضيح دهيم، كه همكاران تحريريه رايانه خبر، سر هر ماه به منظور اطلاع رساني، فهرست مطالب نشريه شماره جديد را به تمامي مشتركين ايميل مي زنند، با توجه به اينكه ما به بيش از 3000 نفر ايميل مي زنيم، بايد به حريم خصوصي افراد احترام بگذاريم.
براي اينكه مطمئن شويم نامه ما به همه مشتركين رسيده است و در عين حال حريم خصوصي آنها را هم نشكنيم، در فيلد To ، ايميل نشريه خودمان را وارد مي كنيم، در قسمت Cc كه لازم هم نيست حتماً پر شود، ولي اگر خواستيم پر كنيم، ايميل يكي از همكارانمان را مي نويسيم و در قسمت Bcc هم آدرس 3000 مشتركمان را وارد ( Insert ) مي كنيم؛ به اين نكته توجه داشته باشيد كه آدرس 3000 نفر را نمي توان نفر به نفر تايپ كرد. اكنون كه نامه به دست شما مي رسد، به دست 3000 نفر ديگر هم رسيده است، اما شما فقط مي توانيد آدرس ايميل نشريه را در فيلد To ببينيد و هيچ يك از ايميل هايي كه كه در فيلد Bcc بودند را مشاهده نخواهيد كرد. حفظ حريم خصوصي افراد يكي از مهمترين نكاتي است كه هميشه در وحله اول بايد به آن توجه داشت.
فيلد Subject: محل نوشتن موضوع نامه تان مي باشد، اگر دوست نداشتيد مي توانيد خالي بگذاريد ولي رسم نيست كه نامه ها را بدون عنوان بنويسند.
گزينه Attach a file ، براي ضميمه كردن فايل به نامه به كار مي رود، البته فايل شما قبل از ضميمه شدن توسط آنتي ويروس اسكن مي شود، اگر عاري از ويروس بود، ضميمه مي شود.
نكته: Gmail به منظور حفظ امنيت اجازه ضميمه كردن فايل هايي كه پسوند EXE دارند را به شما نمي دهد، اگر فكر مي كنيد مي توانيد با فشرده كردن فايل (ZIP يا RAR) گوگل را گول بزنيد، سخت در اشتباهيد زيرا گوگل محتويات درون فايل هاي زيپ شده را هم كنترل مي كند. تنها راه ممكن براي ضميمه كردن اين نوع فايل ها استفاده از يك سرويس ايميل ديگر است.
Inbox & Contacts
پوشه Inbox : محل ورود اوليه و پيش نمايش نامه هاي شماست.
پوشه Starred : محل ذخيره نامه هايي است كه از قبل آنها را نشانه گذاري كرده ايد، توضيح نشانه گذاري در ادامه خواهد آمد.
پوشه Sent Mail : محل قرارگيري نامه هايي است كه به ديگران ارسال كرده ايد.
پوشه Drafts : محل قرارگيري پيش نويس و يا در اصطلاح چكنويس نامه هاي شما مي باشد.
پوشه All Mail : در اين پوشه تمامي نامه ها را به صورت يكجا مشاهده مي كنيد.
پوشه Spam : محل قرارگيري نامه هاي ناخواسته و در اصطلاح هرزنامه ها مي باشد.
پوشه Trash : كه به معني خاكروبه مي باشد ، محل قرارگيري نامه هايي است كه آنها را از صندوق پستي (Inbox) حذف كرده ايد.
پوشه Contacts: كلمه Contact به معني تماس مي باشد ولي منظور Google از اين كلمه همان Address Book مي باشد. در اينجا مي توانيد اسامي افرادي كه با آنها ارتباط داريد را وارد نماييد.
براي اين كار ، بر روي Add Contact كليك كنيد. برخي از مشخصاتي كه مي توانيد وارد كنيد عبارتند از:
• نام و نام خانوادگي افراد به همراه توضيحات مختصري در مورد آنها
• شماره تلفن منزل، محل كار، فكس، تلفن همراه، پيجر، آدرس پستي، ايميل هاي مختلف يك فرد
• ويرايش و مرتب كردن نامه ها:
طبقه بندي، بايگاني، پر رنگ كردن و ويرايش نامه ها از جمله كارهايي است كه بر روي نامه ها مي توان انجام داد، معمولاً به دلايل زيادي نامه ها را طبقه بندي و مرتب مي كنند، بعضي از مهمترين آنها عبارتند از:
• طبقه بندي نامه ها (Categorize): به منظور جستجوي سريعتر (معمولاً نامه هاي اداري، رسمي و كاري را از نامه هاي تفريحي و يا نامه هايي كه از طرف دوستان و يا اقوام مي رسند را از هم تفكيك مي كنند تا در آينده دسترسي به آنها راحت ترصورت پذيرد.
• پر رنگ كردن نامه ها (Highlighting or Flag): بعضي وقت ها نامه هاي زيادي از دوستان و يا همكارانتان به دستتان مي رسد كه بايد به آن ها حتماً پاسخ دهيد ولي در حال حاضر وقت انجام چنين كاري را نداريد، به راحتي مي توانيد آنها را پر رنگ كنيد و يا در كنارشان پرچم يا نشانه اي بگذاريد كه در اسرع وقت بتوانيد آنها را سريعاً پيدا كنيد و جوابشان را بدهيد. البته اگر از نرم افزارهاي مديريت ايميل نظير Microsoft Outlook, Eudora, Mozilla Thunderbird استفاده مي كنيد، امكانات بسيار بيشتري را در اختيارتان قرار مي دهند.
• درست كردن پوشه (Create Folder or Apply Label): معمولاً پس از طبقه بندي نامه ها، آن ها را در پوشه هاي جداگانه اي قرار مي دهند و يا بر روي آنها برچسب مي گذارند تا از اين به بعد نامه هاي دريافتي از يك فرد به خصوص را در پوشه مخصوص به خودش قرار دهند.
Gmail امكانات زيادي را در اين موارد براي شما فراهم كرده است. به شكل 2 دقت كنيد. براي انتخاب كردن نامه ها كافيست داخل مربع كنار هر نامه تيك بگذاريد.
شكل 2
• Mark as Read or Unread
با اين دستور نامه ها را به صورت نخوانده در مي آيند.
•Add Star
اين دستور ، ستاره كنار هر نامه را روشن مي كند تا در مراجعات بعدي سريع تر پيدا شوند.
• Delete
اين دستور نامه را به Trash يا همان سطل آشغال مي فرستد
• Apply Label
توسط اين دستور مي توانيد براي نامه هاي خود برچسب ايجاد كنيد
Labels :
در اينجا مي توانيد نامه هاي خود را طبقه بندي كنيد و به فراخور موضوع و محتويات آنها برايشان برچسب يا همان Labels ايجاد كنيد و يا برچسب ها را تغيير دهيد. در حقيقت برچسب ها را مي توان به عنوان يك پوشه به حساب آورد.
Invite a friend :
در اينجا با وارد كردن آدرس ايميل دوستانتان مي توانيد برايشان دعوت نامه Gmail بفرستيد. به محدوديت دعوت 100 نفر در يك روز توجه داشته باشيد.
Hotmail
محيط ظاهري Hotmail مطابق شكل 3 مي باشد.
شكل 3
قسمتي كه در شكل مشخص شده، به عنوان نوار ابزار در نظر گرفته شده است. جالب اينجاست كه مايكروسافت ايده طراحي منوها و نوارابزارهاي خودش را در سرويس ايميلش نيز به كار گرفته است.
گزينه New شامل مواردي چون : Mail Message , Folder, Appointment ,Task , Note, Contact, Group مي باشد.
• فرستادن ايميل در Hotmail انصافاً راحت تر از سايرين مي باشد، كتابچه آدرس شما هنگام نوشتن نامه در سمت راست شما قرار دارد . فقط كافيست بر روي نام شخص كليك كنيد تا وارد فيلد مقصد شود.
• گزينه Delete همانند Gmail نامه ها را حذف مي كند و به Trash Canكه همان سطل زباله مي باشد هدايت مي كند.
• گزينه Junk معادل Spam در جي ميل و برابر با Bulk در Yahoo! مي باشد، هنگام توضيح هرزنامه ها و راه هاي مقابله با آنها به ويژگي استثنايي مايكروسافت اشاره خواهيم كرد.
• گزينه Find دستوري براي جستجو در ميان نامه ها و معادل Search در ياهو و جي ميل مي باشد.
• گزينه Put in Folder دستوري براي طبقه بندي كردن نامه هاست، اين دستور در جي ميل با نام Apply Label To و در ياهو با نام Move To نام گذاري شده اند.
• گزينه Mark as Unread هم نامه ها را به صورت نخوانده در مي آورد.
Yahoo!
و اما نوبت به سرويس ياهو كه به نظر محبوب ترين سرويس مورد استفاده در ابران است مي رسد. شكل ظاهري صفحه Inbox ياهو مطابق شكل 4 مي باشد.
شكل 4
انصافاً صفحه Inbox ياهو ساده تر و كاربرپسند تر از هاتميل و جي ميل است. كار كردن با ياهو و فرستادن ايميل را اكثراً مي دانند و به نوعي در آن تبحر يافته اند.گروه هاي ياهو كه هر روز به تمامي مشترك هايشان نامه مي فرستند، بيشترين سهم تبادل نامه ها را در ياهو دارند كه تعداد بسيار زيادي گروه هاي ايراني و فارسي زبان هم وجود دارد .
ستون سمت چپ در ياهو شامل دو بخش است. بخش بالايي شامل پوشه Inbox و ملحقاتش مانند Draft, Sent, Bulk, Trash مي باشد و بخش پاييني هم My Folders نام دارد. در صورتي كه تمايل نداشته باشيد پوشه هايي كه ايجاد كرده ايد نمايش داده شوند مي توانيد آنها را پنهان كنيد. بالاي اين ستون ها دو گزينه به نام هاي Check Mail و Compose وجود دارند كه براي خواندن و فرستادن نامه ها به كار مي روند.
در همين رديف ( سمت راست صفحه ) 2 گزينه ديگر به نام Search Mail و Search the Web وجود دارد، كه گزينه اول در بين نامه ها و گزينه دوم به طور مستقيم در وب جستجو را انجام مي دهد. در زير اين دو گزينه ، مقدار فضاي اشغال شده توسط نامه ها را نشان مي دهد.
در در بالاي اين گزينه ها قسمت چپ صفحه ، منوهاي رو به پايين و بازشونده وجود دارند كه از آنها با نام Drop Down Menu نام برده مي شود. هر يك از اين منو ها شامل زير مجموعه هايي متفاوتي هستند كه مي توانيد با كليك كردن ، آنها را مشاهده نماييد.
امكانات اختصاصي:
در اينجا برخي از امكانات جالب Yahoo! ( چون در ايران كاربران بيشتري دارد) و فقط عده كمي از آنها استفاده مي كنند معرفي مي شوند، در عين حال ضمن معرفي بعضي از اين قابليت ها، اگر وجه تشابه يا اختلافي بين اين 3 سرويس در خدمات بود اشاره مي شود. اميدواريم با يادگرفتن اين قابليت ها، از تمامي امكانات ايميل نهايت استفاده را ببريد.
1ـ ايجاد پوشه جديد
معمولاً كاربران به دلايلي نامه هاي خود را در پوشه هاي جداگانه نگه مي دارند، بعضي از اين دلايل عبارتند از:
• دادن نظم و ترتيب به نامه ها و جلوگيري از ازدحام آنها در پوشه Inbox
• يافتن و پيدا كردن راحت تر نامه ها در آينده
• جستجوي آسان تر در ميان نامه ها
• فيلتر گذاري بر روي نامه ها و هدايت آنها به پوشه اي خاص (در ادامه در مورد فيلتر گذاري توضيح مفصل داده شده است)
اين طبقه بندي نامه ها معمولاً بر اساس محتوا، فرستنده، و يا موضوعات نامه ها در پوشه هاي جداگانه انجام مي پذيرد.
براي ساخت يك پوشه جديد در ياهو،2 راه وجود دارد:
راه اول: از منوي رو به پايين بازشونده Mail گزينه Folders را انتخاب كنيد سپس در صفحه اي كه ظاهر مي شود در قسمت
Add Folder نام پوشه را تايپ و بر روي Add Folder كليك كنيد.
راه دوم: كنار مربعي كه در صفحه Inbox به منظور انتخاب نامه ها قرار دارد، جلوي نامه يا نامه هاي خاصي تيك بگذاريد و از منوي Move… گزينه New Folder را انتخاب كنيد، در پنجره Explorer User Prompt نام پوشه اي كه مي خواهيد ايجاد كنيد را وارد كنيد .
شكل 5
نكته : در Gmail نام پوشه يا Folder به Label يا برچسب تغيير داده شده است ولي در Hotmail از همان نام Folder استفاده شده است.
2ـ نحوه ايجاد يك كتابچه آدرس (Address Book) همراه با يادآوري كننده ها
با داشتن يك كتابچه آدرس خيلي از اطلاعات افراد كه به برخي از آنها در زير اشاره شده در اختيارتان قرار مي گيرد:
• در دسترس بودن ايميل هاي افراد و استفاده از آن در حين ارسال ايميل
• به همراه داشتن آدرس منزل و محل كار در كنار آدرس ايميل
• در دست داشتن تمامي شماره تماس هاي مرتبط اعم از: تلفن منزل ، تلفن همراه ، تلفن محل كار، پيجر، شماره فكس و ...
• به خاطر داشتن سالروز تولد و يا احياناً سالگرد ازدواج دوستانتان و مواردي از اين قبيل.
براي ايحاد كردن يك Contact (تماس، ارتباط) از منوي رو به پايين بازشونده Addresses ، گزينه Add Contact را انتخاب كنيد. مطابق شكل 6 مي توانيد، جاهاي خالي را با توجه به مشخصات فرد مورد نظرتان پر كنيد، فقط توجه داشته باشيد كه اگر مي خواهيد هر سال
ياهو براي شما يك يادآوري كننده (Reminder)، جهت اطلاع شما از سالگرد تولد و يا احتمالاً سالروز ازدواج دوستتان براي شما بفرستد، در بخش مربوط به Dates ، گزينه هاي Birthday و Anniversary را مطابق با تاريخ صحيح ميلادي به دقت پر كنيد.
از اين پس هنگامي كه در قسمت Compose مشغول نوشتن نامه هسنيد و يا در حال فوروارد (Forward) كردن نامه اي به ساير دوستانتان هستيد به 2 صورت مي توانيد از كتابچه آدرس خود استفاده كنيد:
روش اول : Insert From Address Book
بالاي رديف To بر روي گزينه Insert addresses كليك كنيد،كتابچه آدرس شما در پنجره اي به صورت Pop-up به نمايش در مي آيد. در كنار مربع هاي مربوط به To,Cc,Bcc كنار ليست افراد مورد نظرتان به ترتيب اولويت كليك نماييد و سپس بر روي گزينه
Insert Checked Contacts كليك كنيد تا ايميل ها در جاهايي كه مشخص كرده بوديد وارد شوند.
روش دوم : استفاده از ويژگي Address AutoComplete
اين روش را با يك مثال توضيح مي دهيم:
فرض كنيد مي خواهيم به آدرس Info@ComputerNews.ir ايميل بزنيد و اين آدرس از قبل در كتابچه آدرس ذخيره شده است.شما به محض تايپ كردن اولين حرف انگليسي كه در اينجا حرف I مي باشد، ليستي از آدرس ها ي ايميلي كه با حرف I شروع مي شوند را ( اگر در كتابچه آدرس خود از قبل ذخيره داشته باشيد) پيش روي خود مي بينيد. به اين ترتيب به راحتي مي توانيد هر كدام را كه دوست داشته باشيد انتخاب و بر روي آن كليك كنيد. به قول دست اندركاران ياهو از اين راحت تر نمي شود ايميل زد.
شكل 6
وارد و خارج كردن كتابچه آدرس:
در ياهو ، امكاني به شما داده مي شود كه از طريق آن مي توانيد كتابچه آدرسي را كه مثلاً در ياهو ايجاد كرده ايد را خارج ( Export ) و در سرويس ديگري مثل هاتميل و جي ميل را وارد ( Import ) كنيد.
براي Export بر روي منوي Addresses كليك كنيد تا وارد محيط كتابچه آدرس شويد. در قسمت سمت راست بر روي گزينه Import/Export كليك كنيد تا وارد قسمت مربوطه شويد. شما به 4 صورت مي توانيد از كتابچه آدرس خروجي بگيريد، اين چهار حالت عبارتند از:
1ـ خروجي به صورت فايلي براي برنامه Microsoft Outlook با پسوندCSV
2ـ خروجي به صورت فايلي براي برنامه Palm Desktop با پسوند ABA
3ـ خروجي به صورت فايلي براي برنامه Netscape با پسوند LDIF
4ـ خروجي مستقيم فايل CSV يا Comma Separated Values كه سرويس دهنده هاي ديگر معمولاً اين نوع فايل را به رسميت مي شناسند.
ايجاد كردن يك دسته يا طبقه به خصوص( Category )
شما مي توانيد يك دسته يا طبقه (با پوشه اشتباه گرفته نشود)، ايجاد كنيد. طبقه مختص كتابچه آدرس است، پوشه متعلق به نامه هاست.
مثلاً شما مي توانيد نشاني ايميل هاي دوستان را در طبقه Friends ، نشاني ايميل هاي اقوام و بستگان را در طبقه Family و ايميل هاي همكاران را در طبقه اي به نام Co Worker ذخيره كنيد. مزيت اين كار اين است كه هنگامي كه مي خواهيد نامه اي را به طبقه اي خاص مثلاً دوستان بفرستيد، به راحتي مي توانيد اين كار را انجام دهيد.
براي اين كار بايد از روش Insert From Address Book استفاده كنيد.
در قسمت بالا سمت راست از منوي Category گزينهFamily را انتخاب و بر روي Go كليك كنيد. بعد از چند لحظه نشاني هاي ايميل هاي اقوام و بستگان ظاهر مي شود. با خيال راحت گزينه Check All را انتخاب و بر روي Insert Checked Contacts كليك كنيد تا آدرس ها وارد شوند.
تنها كاري كه اكنون بايد انجام دهيد فرستادن نامه به مقصد با كليك كردن بر روي گزينه Send است.
نكته: درجي ميل و هاتميل نام Category به Group تغيير پيدا كرده است.
ايجاد كردن يك ليست يا فهرست( List )
فرق ليست با طبقه در اين است كه ليست در واقع زير مجموعه اي است از طبقه.
فرض كنيد شما هر روز بايد يك سري مشخص از نامه ها را براي عده اي خاص بفرستيد و اين عده مشخص در هيچ كدام از طبقه بندي هاي شما قرا نمي گيرند و حتي ممكن است بعضي از اين افراد را نشناسيد. فرض ديگري هم وجود دارد و آن اين است كه بعضي از افرادي كه در طبقه دوستان، همكاران و اقوام شما قرار دارند در اين سري آدرس ها نيز وجود دارند. حالا تكليف شما چيست؟
يك راه اين است كه بعد از باز كردن كتابچه آدرس يك به يك جلوي نشاني افراد تيك بگذاريد و سپس Insert كنيد، كه اگر اين تعداد افراد زياد باشند، كار خيلي سخت خواهد شد.
اما راه ديگر اين است كه يك ليست موقت از اين افراد تهيه كنيد و نام آن را « متفرقه » يا هر چيز ديگر ( كه در اصطلاح انگليسي Miscellaneous نام دارد ) بگذاريد. سپس نامه ها را براي اين ليست ارسال كنيد.
به طور خيلي ساده تفاوت List با Category عبارت است از:
• List به صورت موقت است ولي Category معمولاً دائمي است.
• List را براي آن دسته از ايميلي هايي به وجود مي آورند كه بيشتر با آنها ارتباط و تماس دارند و يا در اصطلاح دم دست تر هستند.
براي ايجاد كردن ليست از منوي رو به پايين بازشونده Addresses ، گزينه Add List را انتخاب كنيد. اكنون صفحه اي ظاهر مي شود كه از شما مي خواهد در جعبه مربوط نام ليست مورد نظرتان را وارد كنيد. در زير اين جعبه ، ليست آدرس ايميل هايي كه در كتابچه آدرس شما موجود هستند نمايش داده مي شود، شما آدرس هايي را كه مي خواهيد به ليست اضافه شود را انتخاب و بر روي Add كليك كنيد.
اگر در حين اضافه كردن آدرس ها مرتكب اشتباه شديد، مي توانيد از گزينه Remove به منظور پاك كردن نشاني ها كمك بگيريد.
نكته : متأسفانه در جي ميل نمي توانيد ليست درست كنيد ولي در هاتميل به صورت انحصاري (Exclusive)امكان درست كردن ليست را داريد كه در قسمت مربوط به مقابله با هرزنامه ها در مورد اين قابليت تحسين برانگيز توضيح خواهيم داد.
3ـ فيلتر گذاري (Create Filter)
يكي از قابليت هاي بسيار جذاب كه اكثراً با آن نا آشنا هستند، قابليت فيلترگذاري بر روي نامه ها است.
فيلترگذاري را با فيلترينگ و يا مسدود كردن نامه ها (Spam Blocking) اشتباه نگيريد. شما با اين امكان مي توانيد محل ذخيره نامه هايي كه وارد صندوق پستي شما مي شوند را تعيين كنيد.
فرض كنيد كه پوشه اي با نام Computer در صندوق پستي خود داريد و مي خواهيد از اين پس هر نامه هاي را كه از فرستنده خاص مثلاً رايانه خبر دريافت مي كنيد، مستقيما به پوشه مذكور هدايت شوند و ديگر وارد پوشه Inbox نشوند.
براي فيلترگذاري در ياهو به ترتيب زير عمل كنيد:
• وارد بخش Options در ياهو ميل شويد. بر روي گزينه Filter كليك كنيد. اكنون شما بايد براي اين فيلتر يك نام انتخاب كنيد. ما در اينجا از نام Computer News استفاده مي كنيم. براي اضافه كردن فيلتر بر روي گزينه Add كليك كنيد.به شكل 7 توجه كنيد
شکل 7
براي راحتي كار اضافه كردن فيلتر را به صورت يك مثال عملي توضيح مي دهيم :
مرحله اول : نام گذاري فيلتر
در اين قسمت نام فيلتر را مشخص مي كنيد كه ما از Computer News استفاده كرديم.
مرحله دوم : وضع قوانين ( If all of the … )
اين گزينه مي گويد در صورتيكه كه شرايط اين قوانين بر قرار بودند آنگاه مرحله سوم اجرا شود. اما قوانين مطابق موارد زير مي باشند.
• اعمال فيلتر بر اساس نشاني فرستنده (From Header ) :
شما مي توانيد فيلتر را بر اساس آدرس فرستنده وضع كنيد مثلاً اگر از طرفInfo@ComputerNews.ir ، ايميلي وارد صندوق پستي شده ، آنگاه بلافاصله وارد پوشه اي خاص به نام Computer شود.
• اعمال فيلتر بر اساس نشاني گيرنده ( To/Cc Header) :
شما مي توانيد فيلتر را بر اساس آدرس گيرنده وضع كنيد. مثلاً دوست داريد نامه هايي را كه مستقيماً توسط اقوام و يا دوستان فقط به شخص شما ارسال مي شود در پوشه اي خصوصي به نام Private نگه داري كنيد.
• اعمال فيلتر بر اساس موضوع نامه (Subject) :
شما مي توانيد بر اساس موضوع هاي نامه ها براي آنها فيلتر تعيين كنيد، مثلاً نامه هاي كه موضوع هاي مربوط به دنياي كامپيوتر و IT هستند، مستقيماً وارد پوشه Computer شوند.
• اعمال فيلتر بر اساس متن نامه (Body ): موضوع نامه نوعي ديگري از فيلتر گذاري بر روي نامه ها است، اين كه تعيين كنيد اگر نامه اي داراي محتوايي خاص باشد به چه پوشه اي منتقل شود.
تمامي اين 4 قاعده داراي 4 فيلد مشترك زير هستند:
• شامل چه عباراتي باشند (Contains). اين فيلد به طور اختصاصي مي گويد هر كدام از گزينه هاي From, To, Subject, Body شامل چه عباراتي باشند.
• شامل چه عباراتي نباشند (Does not contain). اين فيلد به طور اختصاصي مي گويد هر كدام از گزينه هاي From, To, Subject, Body شامل چه عباراتي نباشند.
• با چه عبارتي شروع شوند (begins with). اين فيلد به طور اختصاصي مي گويد هر كدام از گزينه هاي From, To, Subject, Body با چه عباراتي شروع شوند.
• با چه عبارتي تمام شوند (ends with). اين فيلد به طور اختصاصي مي گويد هر كدام از گزينه هاي From, To, Subject, Body با چه عباراتي تمام شوند.
نكته: در كنار سمت راست هر كدام از اين فيلدها يك عبارت match case وجود دارد كه اگر جلوي مربع آن تيك خورده باشد، عبارتي را كه در فيلد سمت چپش نوشته شده است، با عبارتي كه در نامه وجود دارد با هم مطابقت مي دهد و اگر عيناً همانند هم بودند، آنگاه فيلتر مورد نظر را اعمال مي كند. ترجيحاً بهتر است اين گزينه تيك نداشته باشد.
مرحله سوم : انتقال به پوشه مورد نظر( Move the message to )
در اين قسمت بايد مشخص كنيد كه اگر نامه اي وارد صندوق پستي شد و از يك يا چند قاعده اي كه در مرحله قبلي وضع كرده بوديد، پيروي كرد، وارد كدام پوشه شود. در اينجا ما پوشه Computer را به عنوان مقصد نهايي انتخاب كرديم.
مرحله چهارم: اضافه كردن فيلتر( Add Filter)
تنها كاري كه حالا بايد انجام دهيد، اضافه كردن فيلتر به ليست مي باشد.براي اين كار بر روي Add Filter كليك كنيد.
فيلتر شما آماده استفاده مي باشد و از اين به بعد هر نامه اي كه از طرف Info@ComputerNews.Ir دريافت نموديدبطور خودكار وارد پوشه Computer يا هر پوشه اي كه تعريف كرده ايد مي شود.
نكته مهمي كه بايد به آن اشاره داشت محدوديت 15 فيلتري است كه ياهو براي كاربران سرويس رايگان خود در نظر گرفته است، سعي كنيد از اين 15 فيلتر كمال استفاده را ببريد.
4ـ مقابله با هرزنامه ها Spam Protection
مقابله با هرزنامه ها كه يكي از معضلات دنياي وب مي باشد، به يكي از بزرگترين خدمات سرويس دهنده ها تبديل شده و هر كدام نام خاصي را براي پوشه مربوط به اين كار در نظر گرفته اند: در جي ميل با نام Spam معرفي شده، در هاتميل به نام Junk Mail و در ياهو هم به نام Bulk آن را مي شناسند هر كدام از اين سرويس دهنده ها، راه مختلفي را براي مبارزه با اين معضل در نظر گرفته اند:
سرويس ياهو نام اين قابليت را Spam Guard گذاشته است و شما براي وارد شدن به تنظيمات اين قسمت بايد از منوي Options گزينه Spam Protection را انتخاب كنيد. از همان ابتدا خيالتان را راحت كنيم، قابليت ضد هرزنامه در سرويس ياهو بسيار ضعيف است و از اين لحاظ برتري اول با هاتميل و سپس با جي ميل است. ابتدا بايد مشخص كنيد كه اين قابليت فعال (ON) باشد يا فعال نباشد (OFF). مسلماً ما حالت غيرفعال را توصيه نمي كنيم.
براي توضيح تنظيمات آن، مطابق شكل 8 ، مراحل با حروف لاتين شماره گذاري شده است.
• Spam Filter (پالايش هرزنامه ها)
مفهوم گزينه اول اين است كه SpamGuard ، به محض اينكه نامه اي را به عنوان هرزنامه تشخيص داد، بلافاصله بدون اينكه آن را به پوشه Bulk منتقل كند، حذف كند، پس اگر مي بينيد بعضي از نامه ها كه فرستنده آنها بارها تأكيد كرده كه من نامه را چند بار فرستادم ولي به دستتان نمي رسد، بدانيد كه اين گزينه فعال است و فرستنده نامه به عنوان Spammer از سوي ياهو شناخته شده است.
گزينه دوم مي گويد، هرزنامه ها بلافاصله پاك نشوند و آنها را براي مدتي ( كه اين مدت يكي از سه انتخاب يك هفته اي، دو هفته اي و يك ماهه مي باشد ) در پوشه Bulk نگهداري كند، تا شما فرصت ديدن آنها را داشته باشيد.
• Mark Spam + Not Spam
اگر گزينه اول تيك داشته باشد به اين معني است كه وقتي شما يك نامه را به عنوان هرزنامه مشخص مي كنيد و با كليك كردن بر روي Spam مشخصات هرزنامه را به ياهو گزارش مي دهيد، ياهو سياست زير را در مقابله با آن پيش بگيريد:
• ابتدا مشخصات فرستنده نامه را در Data Base خودت (ياهو) به عنوان اسپمر به خاطر بسپار، هرزنامه را حذف و به Trash منتقل كن.
• سپس آدرس ايميل آن شخص را به ليست سياه يا ليست مسدود شده خودم انتقال بده.
اما منظور از ليست سياه يا همان Black Listچيست؟ هر سرويس دهنده خدمات ايميل ، يك نام به خصوص براي اين ليست در نظر مي گيرد. فايده اين ليست اين است كه به شما اجازه مي دهد تعداد مشخصي ايميل (در ياهو 500 عدد است، در جي ميل اين امكان اصلاً وجود ندارد و در هاتميل هيچگونه محدوديتي وجود ندارد) را مسدود كنيد تا ديگر كسي از آن آدرس نتواند مزاحمتي براي شما ايجاد كند و به شما نامه بفرستد.
شكل 8
در اين قسمت است كه توانايي تحسين برانگيز هاتميل نسبت به ياهو و جي ميل آشكار مي شود و آن خاصيت Junk E-mail است كه در ياهو آن را با Bulk مي شناسيم. شما در هاتميل اين امكان را داريد كه Junk Mail را در 3 حالت Low, Enhanced, Exclusive تنظيم كنيد.
در حالي كه شما در ياهو فقط مي توانيد Bulk Mail را فعال يا غيرفعال كنيد و هيچ گونه كنترلي بر روي نحوه انجام مسدود سازي نامه ها نداريد. در حالت Exclusive كه از آن با نام انحصاري ياد مي شود، براي حفظ حريم خصوصي افراد به وجود آمده است و كمتر افرادي هم از اين قابليت اطلاع دارند، اين شما هستيد كه تعيين مي كنيد چه كساني اجازه داشته باشند با شما ارتباط برقرار كنند.
Junk E-mail به حالت Exclusive در 2 مرحله تنظيم مي شود :
1ـ ايجاد كتابچه آدرس (Address Book) و وارد كردن مشخصات افراد در آنها
2ـ ايجاد ليستي با نام Safe List مجزا از كتابچه آدرس (افرادي كه نمي خواهيد در Address Book باشند) ولي با آنها در تماس و ارتباط هستيد، درست مشابه ايجاد كردن ليست در ياهو.
آنگاه Junk E-mail شما در حالتي تنظيم مي شود كه هيچ شخص حقيقي يا حقوقي كه آدرس ايميل و مشخصاتش در Address Book و Safe List شما نباشد، به هيچ وجه و به هيچ طريقي نمي تواند به شما نامه بفرستد و از دست هرگونه اسپمر و هجوم هرزنامه ها در امان هستيد. به عبارت ديگر اگر كسي بخواهد با شما تماس داشته باشد، بايد ابتدا آدرس و مشخصات ايميل خود را مستقيم به خود شما بگويد، سپس شما به صورت دستي آن آدرس را وارد كتابچه آدرس يا Safe List خود كنيد، تا مجوز ارتباط براي او صادر شود.
اگر گزينه دوم كه در بالاي آن عبارت When I mark a message… مشاهده مي شود تيك داشته باشد، به اين معنا مي باشد كه اگر هر جا ديديد كه ياهو به اشتباه نامه هاي دوستانتان را به عنوان هرزنامه تشخيص داده و آنها را به پوشه Bulk منتقل كرده است.
آن گاه شما با كليك بر روي گزينه Not Spam به ياهو دستور مي دهيد كه:
• نامه مذكور را از پوشه Bulk خارج كن و آن را به پوشهInbox منتقل كن
• اگر به اشتباه آدرس فرستنده اين نامه را به ليست سياه منتقل كردي، آن را از ليست سياه خارج كن و از من بپرس كه آيا تمايل دارم آدرس فرستنده را به كتابچه آدرسم اضافه كنم؟
همانطور كه گفتيم، ياهو در مورد اسپم ها عملكرد ضعيفي دارد و شما بارها بايد اين 2 فعاليت قبلي را تكرار كنيد و نامه هاي دوستانتان را به صورت دستي از پوشه Bulk خارج كنيد.
• Image Blocking
اين قسمت هم همانطور كه از اسمش مشخص است تصاويري را كه از ديد خود ياهو به نظر اسپم يا آگهي افزار مي رسد را مسدود مي كند، كه اكثراً هم به اشتباه تصاوير اصلي كه محتواي اصلي نامه هستند را مسدود مي كند.
اين قسمت سه گزينه دارد كه عبارتند از:
• گزينه اول يعني هيچ تصويري را مسدود نكن.
• گزينه دوم يعني تصاويري مسدود شوند كه خود ياهو آنها را به عنوان اسپم تشخيص داده كه معمولاً اشتباه تشخيص مي دهد.
• گزينه سوم يعني تمامي تصاوير را مسدود كن و تا زماني كه خودم نخواستم و بر روي گزينه Show Images كليك نكردم، آنها را نشان نده.
5ـ امضاء (Signature)
يكي ديگر از قابليت هاي سرويس دهنده ها امضاء مي باشد، كه به شما اين امكان را مي دهند در انتهاي نامه ارسالي خود امضاء بگذاريد. اين امضاء حالت هاي مختلفي مي تواند داشته باشد، بعضي از حالت هاي مرسوم عبارتند از:
• نوشتن نام ، نام خانوادگي ، نوشتن نام مستعار و مواردي از اين قبيل
• ايجاد يك كد HTML و قرار دادن آن در نامه
• قرار دادن يك لوگو در انتهاي نامه
• ايجاد يك لينك به وب سايت
براي اضافه كردن امضاء ، وارد قسمت Options شويد و سپس بر روي گزينه Signature كليك كنيد، مطابق شكل 9 ، فضايي را مشاهده مي كنيد كه جهت ايجاد و ويرايش امضاء شخصي شما در پايان نامه در نظر گرفته شده است.
شكل 9
6ـ جواب در سفر (Vacation Response)
امكان جالب ديگري است كه ياهو در اختيارتان گذاشته است جواب در سفر است، فرض كنيد براي مدتي مي خواهيد به سفري كوتاه برويد.در اين حالت چه كاري مي كنيد؟ آيا به همه دوستانتان نامه مي زنيد كه من مي خواهم به مسافرت بروم و براي مدتي نمي توانم جواب نامه هاي شما را بدهم!!؟
تنها كاري كه لازم است انجام دهيد يك توضيح كوتاه در قسمت Mail Options ->Vacation Response مي نويسيد كه مثلاً از چه تاريخ تا چه تاريخي نيستيد و نمي توانيد به نامه ها جواب بدهيد. همان طور كه در شكل 10 مشاهده مي كنيد، شما بايد يك مدت زمان (Duration ) انتخاب كنيد. با توجه به تقويم ميلادي يك تاريخ شروع ( Start Date ) و يك تاريخ پايان( End Date ) تعيين كنيد و توضيحات لازم را در قسمت Generic Response بنويسيد.
در اين مدت اگر كسي براي شما نامه اي فرستاد، به صورت خودكار از طرف ياهو براي آن شخص نامه اي فرستاده مي شود و متني را كه شما در قسمت Generic Responce تايپ كرده بوديد، را برايش مي فرستد.
شكل 10
مقايسه نهايي قابليت ها و امكانات
• اگرچه مهندسين و طراحان هر 3 سرويس دهنده، محيط كاربري زيبا و خوش دستي طراحي كرده اند، اما چنين به نظر مي رسد كه محيط Hotmail شكيل تر از Yahoo! و Gmail مي باشد.
• از لحاظ زمان بارگذاري صفحات، منوهاي مختلف و سرعت ويرايش نامه ها بدون شك Gmail برنده خواهد شد، رتبه دوم Yahoo! و سپس Hotmail خواهد بود.
• از لحاظ امكانات ارائه شده باز هم برنده مايكروسافت است يعني سرويس دهنده Hotmail . اما چون امكاناتش همانند امكانات Yahoo!
سهل الوصول نيست و يا به عبارت ديگر دم دست نيست Yahoo! به نظر كامل تر و راحت تر مي رسد، فعلاً Gmail در رده سوم قرار دارد.
• مقدار فضايي كه در اختيار شما قرار مي گيريد ، در Gmail نزديك به 3 گيگا بايت ، در Hotmail 250 مگابايت و در Yahoo! هم 1 گيگابايت تعيين شده است.
• از لحاظ مبارزه با هرزنامه يا Spam Protection ، سرويس دهندهHotmail قوي تر است، سپس Gmail و در سكوي آخر هم Yahoo! قراردارد.
• اين 3 سرويس دهنده براي اسكن نامه ها و ضميمه هاي آنها از 3 آنتي ويروس زير كمك مي گيرند. (به بررسي آنتي ويروس ها در شماره 14 پرداخته شده است.)
• آنتي ويروس Trend Micro PC-cillin براي حفاظت از Hotmail
• آنتي ويروس Norton براي حفاظت از Yahoo!
• آنتي ويروس Sophos براي حفاظت از Gmail
جدول قابليت ها
سخن پاياني:
واقعاً چه اهميتي دارد كه كدام سرويس از همه بهتر است و قابليت هاي بيشتري دارد. مطمئن باشيد كه تركيب اين 3 سرويس (جي ميل، هاتميل و ياهو) تمامي امكانات را در اختيارتان مي گذارد. اهميت موضوع اينجاست كه اين 3 سرويس حداقل تاكنون براي ما رايگان بوده اند و بابت آنها هزينه اي از جيبمان پرداخت نكرده ايم، پس قدر آنها را بدانيد.
در اين نگارش كوتاه واقعاً امكان پرداختن به تمامي قابليت ها و امكانات اين سه سرويس ميسر نبود ولي سعي كرديم تا قابليت هايي كه كمتر به آنها اشاره شده است را مورد بررسي قرار دهيم. اگر در موارد اشاره شده و يا كلاً در مورد قابليت هاي اين 3 سرويس دهنده خدماتي مشكلي داشتيد ويا احياناً تمايل داشتيد تمامي نكات ريز و درشت آنها را كشف كنيد مي توانيد به آدرس هاي زير مراجعه كنيد:
mail.google.com/support
help.yahoo.com/help/us/mail/
help.yahoo.com/us/tutorials/mail/index.html
www.hotmail.msn.com/cgi-bin/support
help.ninemsn.com.au/support/hotmail
روزنامه نگاری الکترونی از جمله مباحثی است که تقریبا همزمان با آغاز فعالیت جهانی شبکه اینترنت در سال ۱۹۹۲ در جوامع گسترش یافت. به عقیده بسیاری کارشناسان،پخش همزمان صدا و تصویر و دسترسی آسان وسریع به اخبار که ارمغان این شیوه از روزنامه نگاری است، سبب نوعی ”رسانه کشی” خواهد شد. 
